회사의 지출결의서 양식을 다운로드하기 전에는 먼저 해당 비용이 승인을 받았는지와 정산 기준을 확인해야 합니다. 지출결의서는 비용의 사용 목적과 금액, 거래처, 계정과목, 첨부한 증빙 자료를 결재 권자가 쉽게 검토할 수 있도록 작성된 중요한 회사 문서입니다.
기기에 맞는 다운로드 경로
아래 버튼에서 운영체제와 파일 형식을 선택할 수 있습니다.
비용을 집행하거나 정산하기 위해서는 지출 사유와 증빙을 사전에 승인받는 것이 중요합니다. 따라서 지출일자, 지출처, 금액, 계정과목, 증빙, 결재란 등을 확인하여 회사의 정산 작업에 맞춰 작성해야 합니다.
용도
신청부서, 작성자, 지출일자, 지출처, 금액, 지급방법, 계정과목, 증빙, 지출 사유, 결재란
용도
지출결의서를 작성하기 전 고려해야 할 사항
지출결의서는 단순히 비용을 기록하는 것 이상의 의미가 있습니다. 이 문서는 필요한 비용의 목적과 해당 비용을 뒷받침할 수 있는 증빙 자료를 함께 제시해야 합니다. 단지 금액과 사용처만 기입해서는 안 되며, 지출의 목적과 증빙 유형을 분명히 적어야 회계 확인이 수월해집니다. 각 기업마다 계정과목, 결재 절차, 필요 증빙 기준이 다를 수 있으므로, 카드전표나 세금계산서, 거래명세서 및 견적서 등이 요구되는 경우에는 사전에 회계 부서와 확인하는 것이 좋습니다.
작성 전 체크리스트
- 지출일자가 실제 사용일과 일치하는지 확인합니다.
- 지출처와 금액이 증빙 자료와 일치하는지 검토합니다.
- 계정과목 및 비용 구분을 다시 한번 확인합니다.
- 영수증, 세금계산서, 카드전표 등 증빙 자료를 첨부했습니다.
- 결재권자와 신청인 서명란을 확인했습니다.
항목별 작성 방법
- 신청부서와 작성자
신청부서와 작성자는 비용을 요청하거나 사용한 주체를 명확히 하기 위해 기재합니다. 만약 부서명이 변경되었거나 특정 프로젝트와 관련된 비용이라면, 프로젝트명도 함께 기록하길 권장합니다.
- 지출일자와 지출처
실제 비용이 발생한 날짜를 중심으로 지출일자를 작성하며, 지출처란에는 상호명이나 거래처명, 기관명 등을 기재해야 합니다. 이는 증빙과의 대조를 쉽게 하기 위함입니다.
- 금액과 지급방법
증빙 자료와 동일한 금액을 기재하고, 현금, 계좌이체, 카드 등 지급 방법도 구분합니다. 현금 지급의 경우에는 영수증과 수령 확인을 더욱 철저히 보관하는 것이 좋습니다.
- 계정과목과 지출 사유
계정과목은 회계 처리를 위한 비용 구분이며, 지출 사유란에는 회의비, 소모품비, 출장비, 교육비 등을 구체적으로 작성합니다.
- 증빙 첨부
지출결의서만으로는 증빙이 부족할 수 있으니 카드전표, 현금영수증, 세금계산서 등 필요한 자료를 반드시 함께 첨부해야 합니다.
주의 지출결의서의 금액이 증빙 금액과 상이할 경우 정산에 지연이 발생할 수 있습니다. 제출하기 전에 숫자와 날짜를 꼭 확인해야 합니다.
HWP DOCX PDF 파일 선택 기준
한글에서 수정을 원한다면 HWP 파일을 선택하고, 워드나 온라인 편집 환경에서는 DOCX 파일이 적합합니다. 결재용으로 출력하거나 이메일 제출 시에는 PDF 파일이 유리합니다.
제출 전 체크리스트
- 지출 목적과 내역을 구체적으로 기재했습니다.
- 금액, 지출처, 일자가 증빙과 일치합니다.
- 계정과목 또는 비용 구분을 확인했습니다.
- 필요한 증빙을 빠짐없이 첨부했습니다.
- 신청인과 결재란을 확인했습니다.
지출결의서는 언제 작성하나요?
회사의 비용을 사용하기 전 승인받거나 사용 후 정산할 필요가 있습니다. 회사의 규정에 따라 사전 결의와 사후 정산 양식이 다를 수 있습니다.
영수증이 없으면 지출결의서를 제출할 수 없나요?
증빙 없는 비용은 인정되지 않을 수도 있습니다. 어쩔 수 없는 사정이 있는 경우에는 사유를 적고 회사의 회계 규정에 따라 별도 확인을 받아야 합니다.
계정과목은 꼭 기재해야 하나요?
회계 처리를 위해 필수적인 항목이므로 가능하면 기재하는 것이 좋습니다. 모르는 경우에는 회계 담당자에게 확인해 작성하세요.
PDF만 제출해도 괜찮나요?
최종적으로 제출할 때는 PDF가 편리하지만, 수정이나 보관 목적으로 HWP나 DOCX 원본도 같이 보관하는 것이 좋습니다.